Neden Dokuman Yönetim Sistemi kullanmalıyım…

Neden Doküman Yönetim Sistemi?

Kurumların doküman yönetim sistemlerini kullanmasını gerektirecek nedenleri örneklendirmelerle birlikte aşağıdaki gibi sıralayabiliriz: Herşeyden önce büyük bir kurumda olduğunuzu düşünelim ve bakalım MPS bizim için ne kadar gerekli.

  • Tüm dokümanlarin tek bir yerde saklanılması ve buradan erişilmesi.

Birçok müşterimiz var ve bu müşterilerin kendi belgeleri, sözleşmeleri vb.birçok belgeleriniz var. Kısacası çok fazla dokümanın olduğu bir sistemdeyiz, tabiki dokümanlarınızı tek bir yerde saklamak çok daha mantıklı ve akıllıca olacaktır.

  • Oluşturulan fiziki arşivlerin çok yüksek maliyetleri

Milyonlarca dokümanınızı fizik arşivlerde tabiki saklayacaksınız ama bu arşivlerden dökümanlarınızı her seferinde gidip bulmanız asla düşünülemez ve asla kurumsal bir mimari geliştiremezsiniz bununla ilgili olarak, bundan dolayı özellikle MPS size yönetimsel olarak çok yardımcı olacaktır.

  • Sürekli kopya oluşturularak çoğaltılan dokümanların karışıklıklara sebep olması ve bunun getirdiği riskler

Dokümanlarınızın devamlı devamlı fotokopilerle çoğaltıldığını düşünürseniz sizin masanızda bile boyunuzca doküman olacaktır ve bunlarla başa çıkabilmeniz hem çok zor hemde çok fazla zamanınızı alacaktır.

  • Diğer sistemlerle yapılan entegrasyonlar sonucu iş süreçlerinin fiziksel dokümanlardan bağımsız hale getirilmesi

Müşterilerinizin , kredi bilgilerinizin, çeklerinizin hatta kredi kartı başvurularınızın görüntülerini sistemlerinizle MPS’i entegre ederek çok daha kolay ve hızlı şekilde görebilirsiniz.

  • Fotokopi fax gibi maliyetlerin düşürülmesi

MPS ile dokümanları anında görebilecek ve fotokopi , fax gibi işlem maliyetlerinizi düşüreceksiniz.

  • Arşivleme ve dokümanların yönetim maliyetlerinin düşürülmesi

Fiziksel arşivlerinizle olan zaman kayıplarınızı ve arşiv için uyguladığınız yönetim politikanızı değitirerek maliyetlerinizi daha da düşüreceksiniz.

  • Karar alma sürecinin kısaltılması

MPS ile tüm dokümanlarınıza istediğiniz yerden ve istediğiniz zaman ulaşabilecek ve karar alma süreçlerinizi minimize edebileceksiniz.

Dikkat edersek MPS sizin karar alma süreçlerinizi kısaltıyor , maliyetlerinizi düşürüyor ve en önemlisi yönetimi çok zor olan fiziksel dokümanlarınızı yönetmenizi sağlıyor. Türkiye’de de artık büyük kurumların MPS’nin kendileri için zorunlu olduğunu anlamalarının en önemli sebepleri bunlardır.

  • Güvenlik ve Takip & Raporlama

Sistemde yetkisel bazlı kişi-departman tanımlama olanakları sağlanması ,

yetkisiz kişilerin önemli dokümanlara erişimlerinin kısıtlanması ve kişi –departman bazlı takip sağlanması

İle anlık raporlama analiz yapılabilmesi en cazip olanaklardan birisidir.